تحليل وتصميم العمل
ا) الوظيفة (المنصب) Post
هي مجموعة من الواجبات التي تؤدى بواسطة
فرد ما ولها صفة التكرار ولها صفة التماثل وتحتاج إلى تجانس في المعارف والمهارات
.
ب)
العمـــــل Job
يصف العمل وظيفة واحدة أو وظيفتيّن
متماثلتين أو تقريباً متماثلتين . فمثلاً عندما يؤدي عشرة من الكتبة تقرياً نفس
العمل الواحد ، فإننا نستطيع أن نصف العشر وظائف هذه بوصف عمل مركَّب واحد .
جـ) الواجب والمهمة Duty
and Tasks
يمثِّل الواجب أحد أجزاء العمل الهامة
الممكن تمييزه أو إدراكه والذي يختلف عن غيره من الواجبات ويمكن وصفه في عبارة
واحدة قصيرة . ويمكن تقسيم الواجب إلى مجموعة من المهام المرتبطة ببعضها ، إلا أن
ذلك غير مطلوب وغير مرغوب لأغراض تقييم العمل ، ومع ذلك قد يكون ضرورياً دراسة طرق
أداء العمل وسريان العمل وتبسيط العمل ، وهو أمور يهتم بها محلِّل الإدارة . وعلى
ذلك يصبح الواجب الجزء الأكبر من العمل الكلي بينما تكون المهام هي وحدة النشاط
التي تصنَّع مجتمعة الواجب. ويجب على محلِّل العمل حين يقوم بتحليل عمل ما لأغراض
التقييم أن يركِّز على الواجبات الأساسية بدلاً من التركيز على المهام الفردية في
العمل .
د) توصيف واستبيان توصيف العمل
Job
Description and Job Description Questionnaire
(I يشير توصيف العمل إلى وصف مكتوب للعمل الذي
يؤديه الموظف ، بداية من عناصر بيانات العمل الأساسية التي تحدِّد العمل. ويتكون
بوجه عام من معلومات أساسية عن العمل وتتضمن مسمَّى العمل الوظيفي وفقرة ملخَّصة
قصيرة عن الواجبات وعبارات تفصيلية عن الواجبات ، مع وصف كل واجب في فقرة منفصلة
مع بيان النسبة المئوية للزمن الذي يستغرقه الموظف في أداء كل واجب .
(ii
ويشير استبيان توصيف العمل إلى توصيف العمل مضافاً إليه الإجابة عن مجموعة
من الأسئلة تتعلق مباشرة بالعوامل المستخدمة في خطة التقييم المناسبة .
ذ) تحليل العمل Job Analysis
يمكن تعريف تحليل العمل كما يلي:
- التجميع المنظَّم
لبيانات أساسية تتعلق بالواجبات التي تكوِّن عملاً ما والمتطلبات العقلية
والاجتماعية والبدنية والمسئولية التي يجب توافرها في الموظف لكي يؤدي الواجبات
بنجاح .
تحليل الوظائف ومواصفات شاغرها
1. وصف الوظيفة
ـ
اسم الوظيفة
ـ
مكانتها في التنظيم
ـ
تعريف عام للوظيفة
ـ
الواجبات التفصيلية
ـ
الآلات والمعدات والأدوات المستخدمة
ـ
المواد والنماذج المستخدمة
ـ
الإشراف الواقع على الوظيفة والإشراف الذي يمارسه شاغل الوظيفة على الآخرين
ـ
ظروف العمل
ـ
خاطره
2. المواصفات المطلوبة في شاغلها
ـ
التعليم
ـ
الخبرة
ـ
التدريب
ـ
المهارة والدقة اللازمة
ـ السمات الشخصية
ـ المجهود البدني.
ـ
الاستعدادات والقدرات
ـ الميول المهنية
تحليل وتصميم العمل
يعتبر تحليل الوظائف بمثابة الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها إدارة
الأفراد في الممارسة السلمية لمختلف وظائفها الأساسية ويتضح ذلك من الاستخدامات
الآتية:
(1) تخطيط القوى العاملة .. فوجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعيات
الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات
المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من
قوة العمل سواء من داخل المنظمة أو من خارجها.
(2) الاختيار والتعيين.. إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل
العناصر لشغل الوظائف الشاغرة بالمنظمة، وحتى يتحقق ذلك فان الأمر يتطلب مقارنة
مؤهلات ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في كشوف تحليل
الوظائف حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة. فعنوان أو اسم
الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات
التفصيلية التي تتضمنها كشوف التحليل.
(3)وضع هيكل عادل للأجور.. يتطلب وضع نظام عادل للأجور داخل
المنظمة تحديد القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الأخرى من خلال ما
يسمى بتقويم الوظائف، وحتى تتم عملية التقويم بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر
المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات، المسئوليات، ظروف العمل، المؤهلات، الخبرة، القدرات
والاستعدادات اللازمة، الجهد البدني والعقلي.. الخ). وبالطبع فأن كشوف تحليل
الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات التفصيلية.
(4) التدريب والتنمية .. فسواء كان الأمر بالنسبة للموظفين الجدد
أو القدامى أو الهيئة الإدارية فان كشوف تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن
الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو
الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء الموضوعات التي يجب أن يشملها
التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد، وفي ضوء
ما تسفر عنه نتائج تقارير الأداء وخطط تنمية المسار ا لمهني بالنسبة للموظفين
القدامى حيث تكشف هذه المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.
(5) تنمية المسار المهني .. ينبغي أن تكون الفرص الوظيفية المتاحة
داخل المنظمة والتي يستطيع الأفراد من خلالها إشباع طموحاتهم الوظيفية مقترنة
بوجود كشف تحليل لكل فرصة من تلك الفرص يوضح الشروط والمؤهلات المطلوبة لأنه في
ضوء ذلك يستطيع الفرد أن يخطط مساره المهني على أساس سليم.
(6) تقويم الأداء .. فالبيانات التي توفرها كشوف تحليل
الوظائف يمكن في ضوئها وضع معايير دقيقة للأداء تستطيع الإدارة من خلال مقارنتها
بالأداء الفعلي الحكم على مستوى أداء الأفراد في العمل.
(7) إعادة تصميم العمل .. توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية التي يمكن الاعتماد عليها في
إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل.
(8) النقل والترقية .. فالمعلومات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف تساعد الى حد كبير في تحديد
مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.
(9) وضع برامج السلامة والأمن .. تبين كشوف تحليل الوظائف الظروف الطبيعية
لأداء العمل، والمخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها الأفراد أثناء الأداء (
كالحرارة العالية والضوضاء والرطوبة
والأتربة .. الخ). ويمكن الاستفادة بتلك المعلومات في وضع البرامج المناسبة
للسلامة والأمن بالشكل الذي يقلل من آثار تلك الأضرار على العنصر البشري بقدر
المستطاع.
جمع المعلومات للتحليل
بالرغم
من تعدد الطرق التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات لتحليل الوظائف الا أنه من
أكثر الطرق شيوعا من الناحية العملية هى :
الملاحظة، والاستقصاء، والمفكرة اليومية، والمقابلة.
1- طريقة الملاحظة:
بالرغم من أنها شائعة الاستخدام في دراسات الحركة والزمن إلا أنها لأغراض تحليل
الوظائف لا تمكن من الحصول على معلومات كافية ودقيقة دون الاستعانة بأساليب مساعدة
كالمقابلة والاستقصاء.
وبوجه
عام فان طريقة الملاحظة تعتبر من أكثر الطرق ملاءمة في حالة الوظائف البسيطة التي
تتضمن أعمال متكررة، كما أنها تفيد أيضا في حالة الوظائف الأخرى للحصول على
معلومات دقيقة عن الأحوال الواقعية لظروف العمل وطبيعة الآلات والمعدات المستخدمة
والمخاطر التي يتعرض لها القائم بالوظيفة.
2- طريقة الاستقصاء
: فتستخدم عادة حينما يتم الاستعانة بخبراء من خارج المنظمة لاتمام برنامج تحليل
وتقويم الوظائف حيث تساعد هذه الطريقة علي انجاز أكبر قدر من العمل في فترة وجيزة
نسبيا بالمقارنة مع الطرق الأخرى.
3- طريقة المفكرة اليومية : وهي ملائمة بالنسبة لوظائف الأجر الثابت أي التي لا
تعمل بالساعة. ووفقا لهذه الطريقة يطلب من الموظف الاحتفاظ بمفكرة يسجل فيها بصورة
تفصيلية الأعمال الرئيسية التي يقوم بها يوميا ووقت بداية ونهاية كل عمل وما قد
يستخدمه في إنجاز هذا العمل من أدوات أو مهارات وما يحتاجه من اتصالات وما شبه
ذلك. ويمكن إذا طبقت هذه الطريقة بعناية أن تمكنه من الحصول على معلومات دقيقة
لأنها تقوم على أساس تسجيل الأحداث والتصرفات فور وقوعها ولا تعتمد على الذاكرة
كما في حالة الاستقصاء أو المقابلة.
ولكن
بسبب ما تلقيه من أعباء إضافية على الموظف فوق واجباته اليومية مما قد يدفعه الى
الإهمال في التسجيل فإنها نادرا ما تستخدم عمليا.
4- طريقة المقابلة : والتي تعتبر من أكثر الطرق استخداما لأغراض جمع
المعلومات لتحليل الوظائف وفي هذه الطريقة لا يتم مقابلة جميع شاغلي الوظائف بل
يتم اختيار واحد أو أثنين من شاغلي كل وظيفة ويقوم المحلل بمقابلتهم للحصول على
المعلومات المطلوبة. ونظرا لأن هذه الطريقة عادة ما تستخدم بمفردها دون الاستعانة
بطرق أخرى في جمع المعلومات لتحليل الوظائف .